PRIVACY POLICY
Last update: 09/06/2026
This Privacy Policy explains how we collect, use, and protect your personal data when you use our website, apps, and when you contact us through messaging channels such as WhatsApp and Instagram. We are committed to protecting your privacy and processing your data in accordance with the EU General Data Protection Regulation (Regulation 2016/679, “GDPR”) and Spanish Organic Law 3/2018, of 5 December, on the Protection of Personal Data and the guarantee of digital rights.
1. Who is responsible for your data (Data Controller)
CLUBHOUSE PARTNERS, S.L. (“ClubHouse”, “we”, “us”) is the data controller. Our headquarters are at Calle de Edgar Neville, 5, 28020, Madrid, Spain. We are registered with the “Registro Mercantil de Madrid” and have NIF B56928112. For any question about this policy or your data, you can contact us at contact@clubhouse-student.eu.
2. What data we collect
Depending on how you interact with us, we may collect:
Identification and contact data: name, surname, email address, phone number.
Housing search data: the city/campus, study program, budget, number of bedrooms, length of stay, preferred neighbourhood, move-in dates, and any other information you share to help us find suitable accommodation.
Messaging data: the content of the messages you send us and that we send you through WhatsApp, Instagram, email, or our website, including via automated assistants (chatbots).
Booking and payment data: when you make a booking request, the personal and banking details required to process it (as described in our Terms and Conditions).
Technical and usage data: data automatically collected when you browse, such as IP address, device and browser information, and cookies (see section 9).
3. How we collect your data
We collect data directly from you when you fill in a form, create an account, make a booking request, or contact us through WhatsApp, Instagram, email, or our website. We also collect some technical data automatically when you use our platform.
4. Why we process your data and legal basis
To provide our service (help you find and book accommodation and put you in contact with property owners) — legal basis: performance of a contract or pre-contractual steps taken at your request.
To communicate with you and answer your questions, including through WhatsApp and Instagram — legal basis: performance of a contract and/or our legitimate interest in responding to you.
To comply with our legal obligations (e.g. accounting, tax, consumer protection) — legal basis: compliance with a legal obligation.
To improve and secure our platform — legal basis: our legitimate interest, where this does not override your rights.
5. Contact through WhatsApp and Instagram
When you contact us on WhatsApp or Instagram, we receive and process the messages you send and the information you provide so that we can understand your housing needs and assist you. We may use automated tools (a chatbot/assistant) to reply and to collect the details of your request. A human advisor may also take over the conversation at any time. These channels are operated by Meta Platforms, Inc.; your use of them is also subject to Meta’s own terms and privacy policy. We use the information gathered solely to provide and follow up on our service.
6. Who we share your data with
We do not sell your personal data. We only share it where necessary:
Property owners: only the contact details needed to put you in touch regarding a property you have shown interest in.
Service providers who help us run our service (e.g. hosting, database, messaging, email, and payment providers), acting as data processors on our instructions.
Authorities where required by law.
7. International transfers
Some of our providers (such as messaging platforms) may process data outside the European Economic Area. Where this happens, we ensure appropriate safeguards are in place, such as the European Commission’s Standard Contractual Clauses or an adequacy decision.
8. How long we keep your data
We keep your personal data for as long as our relationship lasts and afterwards only for as long as needed to comply with our legal obligations and until any potential liabilities arising from the relationship become time-barred. After that, we delete or anonymise it.
9. Cookies
Our website uses cookies and similar technologies necessary for it to function and, subject to your choices, to analyse usage. You can manage your preferences through your browser settings and any cookie notice shown on the site.
10. Your rights
You may, at any time and free of charge, request access to your personal data, as well as their rectification, erasure, objection, portability, and the restriction of their processing, by writing to contact@clubhouse-student.eu or to the address in section 1. You also have the right to lodge a complaint with the Spanish Data Protection Agency (Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es) if you believe your rights have not been respected.
11. Security
We apply appropriate technical and organisational measures to protect your personal data against unauthorised access, loss, or misuse. You are also responsible for keeping your account login details secure.
12. Changes to this Privacy Policy
We may update this Privacy Policy from time to time. We will publish the updated version on this page and change the “last update” date above. We encourage you to review it periodically.
POLÍTICA DE PRIVACIDAD
Última actualización: 09/06/2026
Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, utilizamos y protegemos tus datos personales cuando usas nuestra Web, nuestras Apps y cuando te pones en contacto con nosotros a través de canales de mensajería como WhatsApp e Instagram. Nos comprometemos a proteger tu privacidad y a tratar tus datos conforme al Reglamento General de Protección de Datos de la UE (Reglamento 2016/679, “RGPD”) y a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
1. Quién es responsable de tus datos (Responsable del Tratamiento)
CLUBHOUSE PARTNERS, S.L. (“ClubHouse”, “nosotros”) es el responsable del tratamiento. Nuestra sede está en Calle de Edgar Neville, 5, 28020, Madrid, Spain. Estamos inscritos en el Registro Mercantil de Madrid y tenemos el NIF B56928112. Para cualquier cuestión sobre esta política o tus datos, puedes escribirnos a contact@clubhouse-student.eu.
2. Qué datos recopilamos
Según cómo interactúes con nosotros, podemos recopilar:
Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, número de teléfono.
Datos de búsqueda de alojamiento: la ciudad/campus, el programa de estudios, el presupuesto, el número de habitaciones, la duración de la estancia, el barrio preferido, las fechas de entrada y cualquier otra información que compartas para ayudarnos a encontrar un alojamiento adecuado.
Datos de mensajería: el contenido de los mensajes que nos envías y que te enviamos a través de WhatsApp, Instagram, correo electrónico o nuestra Web, incluido mediante asistentes automatizados (chatbots).
Datos de reserva y pago: cuando realizas una solicitud de reserva, los datos personales y bancarios necesarios para tramitarla (según se describe en nuestros Términos y Condiciones).
Datos técnicos y de uso: datos recogidos automáticamente al navegar, como la dirección IP, información del dispositivo y del navegador, y cookies (ver apartado 9).
3. Cómo recopilamos tus datos
Recopilamos los datos directamente de ti cuando rellenas un formulario, creas una cuenta, realizas una solicitud de reserva o te pones en contacto con nosotros a través de WhatsApp, Instagram, correo electrónico o nuestra Web. También recopilamos algunos datos técnicos de forma automática cuando usas nuestra plataforma.
4. Para qué tratamos tus datos y base legal
Para prestar nuestro servicio (ayudarte a encontrar y reservar alojamiento y ponerte en contacto con los propietarios) — base legal: ejecución de un contrato o medidas precontractuales adoptadas a tu solicitud.
Para comunicarnos contigo y responder a tus preguntas, incluido a través de WhatsApp e Instagram — base legal: ejecución de un contrato y/o nuestro interés legítimo en atenderte.
Para cumplir nuestras obligaciones legales (p. ej. contables, fiscales, de protección al consumidor) — base legal: cumplimiento de una obligación legal.
Para mejorar y proteger nuestra plataforma — base legal: nuestro interés legítimo, cuando no prevalezcan tus derechos.
5. Contacto a través de WhatsApp e Instagram
Cuando contactas con nosotros por WhatsApp o Instagram, recibimos y tratamos los mensajes que envías y la información que facilitas para poder entender tus necesidades de alojamiento y ayudarte. Podemos utilizar herramientas automatizadas (un chatbot/asistente) para responder y recopilar los detalles de tu solicitud. Un asesor humano también puede retomar la conversación en cualquier momento. Estos canales están operados por Meta Platforms, Inc.; su uso está además sujeto a los términos y la política de privacidad de Meta. Usamos la información recogida únicamente para prestar y dar seguimiento a nuestro servicio.
6. Con quién compartimos tus datos
No vendemos tus datos personales. Solo los compartimos cuando es necesario:
Propietarios: únicamente los datos de contacto necesarios para ponerte en contacto respecto a un inmueble por el que hayas mostrado interés.
Proveedores de servicios que nos ayudan a operar (p. ej. alojamiento, base de datos, mensajería, correo y pagos), actuando como encargados del tratamiento siguiendo nuestras instrucciones.
Autoridades cuando así lo exija la ley.
7. Transferencias internacionales
Algunos de nuestros proveedores (como las plataformas de mensajería) pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando esto ocurre, garantizamos que existan las garantías adecuadas, como las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea o una decisión de adecuación.
8. Cuánto tiempo conservamos tus datos
Conservamos tus datos personales mientras dure nuestra relación y, después, solo durante el tiempo necesario para cumplir nuestras obligaciones legales y hasta que prescriban las eventuales responsabilidades derivadas de la relación. Transcurrido ese plazo, los suprimimos o anonimizamos.
9. Cookies
Nuestra Web utiliza cookies y tecnologías similares necesarias para su funcionamiento y, según tus elecciones, para analizar el uso. Puedes gestionar tus preferencias a través de la configuración de tu navegador y del aviso de cookies que se muestre en el sitio.
10. Tus derechos
Puedes, en cualquier momento y de forma gratuita, solicitar el acceso a tus datos personales, así como su rectificación, supresión, oposición, portabilidad y la limitación de su tratamiento, escribiendo a contact@clubhouse-student.eu o a la dirección del apartado 1. También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si consideras que no se han respetado tus derechos.
11. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger tus datos personales frente a accesos no autorizados, pérdidas o usos indebidos. Tú también eres responsable de mantener seguros los datos de acceso de tu cuenta.
12. Cambios en esta Política de Privacidad
Podemos actualizar esta Política de Privacidad cuando sea necesario. Publicaremos la versión actualizada en esta página y cambiaremos la fecha de “última actualización” indicada arriba. Te recomendamos revisarla periódicamente.
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